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Les devis peuvent être importés très simplement dans le logiciel du site myAE.fr. L'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur se fait depuis un fichier Excel (.xls, .xlsx).
L'import de devis est également utilisé pour créer un volume important de devis sans passer par le formulaire de saisie de devis mais aussi en l'absence d'accès internet. Vous pouvez aussi utiliser l'import des devis pour effectuer une reprise d'historique d'un autre logiciel de facturation très simplement.
Un fichier Excel (.xls, .xlsx) personnalisé pour l'import de devis, guide l'auto entrepreneur et micro entrepreneur dans l'import de ses devis dans myAE.fr.
Les colonnes obligatoires pour l'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur sont les colonnes suivantes :
Les autres colonnes du gabarit d'import devis sont, soit non obligatoires soit non traitées. Les colonnes en "gris foncé" sont les colonnes non traitées lors de l'import devis. Il n'est donc pas utile de les remplir.
Le montant total de chaque ligne et le montant total du devis seront calculés par myAE.fr.
Pour un devis qui comporte plusieurs lignes, l'entête du devis doit être répétée à l'identique sur chaque ligne. Certaines colonnes obligatoires font parties de l'entête devis, d'autres colonnes, non obligatoires font également partie de l'en-tête. Les colonnes non obligatoires doivent être identiques pour un devis multi lignes.
Chaque colonne du gabarit d'import devis doit respecter certaines caractéristiques :
Si vous renseignez des informations dans les colonnes non traitées (les colonnes en gris foncé) celles-ci ne seront pas importées dans l'application myAE.fr.
Pour accéder au gabarit d'import des devis, cliquer d'abord sur :
Choisir "Historique Devis".
Vos devis existants s'affichent, cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton pour ouvrir le gabarit d'import devis. Lorsque vous avez complété le gabarit comme décrit ci-dessus, enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
Seulement 3 étapes sont nécessaires pour importer vos devis.
Cliquer sur le bouton et sélectionner le fichier d'import devis complété. Cliquer sur le bouton .
Le fichier sélectionné sera importé dans myAE.fr et un rapport affichera les éventuelles erreurs sur le fichier devis importé. Pour passer à la prochaine étape, il est indispensable qu'il n'y ait aucune erreur dans le fichier d'import devis.
Pour chaque erreur détectée, il sera indiqué le numéro de la ligne du gabarit Excel en erreur, la cause de l'erreur (par exemple, le numéro devis existe déjà, le client n'existe pas, mode de règlement manquant, etc..) et l'identifiant de la ligne du fichier d'import Excel. Corriger les erreurs du fichier Excel et réimporter le jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreur.
Lorsque le gabarit d'import devis ne contient plus aucune erreur, le bouton apparait et permet de passer à l'étape suivante.
Important : L'étape d'aperçu des données importées permet de contrôler l'exactitude des informations présentes dans le fichier. Si les données que vous avez importées vous semblent correctes, cliquer sur le bouton , sinon corrigez le fichier d'import des devis et réimportez le.
Après validation de l'import des données, chaque ligne sera importée dans votre compte myAE.fr. Un rapport vous indiquera si la ligne a été importée correctement. Si vous rencontrez des erreurs dans l'enregistrement des lignes, réimportez le fichier d'import devis.
Cliquer sur le bouton pour afficher vos devis et contrôler les devis que vous avez importés. Attention, après la validation vous ne pourrez plus revenir en arrière.
Rappel : L'import de données dans myAE.fr doit suivre une chronologie d'import. Tout d'abord, vous importez vos clients, puis ensuite les factures et devis liés aux clients et pour finir les recettes associées aux factures. Pour plus d'information sur l'import de client, consulter la rubrique "Comment importer des clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
De même pour les achats, vous devez importer en premier les fournisseurs puis votre registre des achats. Pour plus d'information sur l'import des achats, consulter la rubrique "Comment importer des achats d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".
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