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Guide Pratique de l'auto entrepreneur et micro entrepreneur

Comment importer des devis en masse ou issus d'un autre logiciel pour auto entrepreneur et micro entrepreneur ?


 

Les devis peuvent être importés très simplement dans le logiciel du site myAE.fr. L'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur se fait depuis un fichier Excel (.xls, .xlsx).
L'import de devis est également utilisé pour créer un volume important de devis sans passer par le formulaire de saisie de devis mais aussi en l'absence d'accès internet. Vous pouvez aussi utiliser l'import des devis pour effectuer une reprise d'historique d'un autre logiciel de facturation très simplement.

Quelles sont les informations obligatoires pour importer des devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Un fichier Excel (.xls, .xlsx) personnalisé pour l'import de devis, guide l'auto entrepreneur et micro entrepreneur dans l'import de ses devis dans myAE.fr.

Les colonnes obligatoires pour l'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur sont les colonnes suivantes :

  • N° devis externe (entête) : c'est le numéro du devis attribué par l'outil de gestion d'origine. Un nouveau numéro sera attribué par myAE.fr
  • Date devis (entête) : c'est la date de création du devis
  • Code client (entête) : c'est le code client dans myAE.fr auquel sera rattaché le devis
  • Mode de règlement (entête) : vous avez le choix avec modes de règlement suivant : Autres, Carte bancaire, Chèque, Chèque Emploi Service Universel (CESU), Espèce, PayPal, Virement
  • Type de ligne : vous avez le choix avec les types de ligne suivant : Vente de marchandises, Prestations commerciales ou artisanales, Autres prestations de services
  • Désignation : c'est le titre de l'article ou de la prestation vendus
  • Quantité
  • Prix unitaire HT

Les autres colonnes du gabarit d'import devis sont, soit non obligatoires soit non traitées. Les colonnes en "gris foncé" sont les colonnes non traitées lors de l'import devis. Il n'est donc pas utile de les remplir.

Le montant total de chaque ligne et le montant total du devis seront calculés par myAE.fr.

Comment remplir le gabarit d'import devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Pour un devis qui comporte plusieurs lignes, l'entête du devis doit être répétée à l'identique sur chaque ligne. Certaines colonnes obligatoires font parties de l'entête devis, d'autres colonnes, non obligatoires font également partie de l'en-tête. Les colonnes non obligatoires doivent être identiques pour un devis multi lignes.

Chaque colonne du gabarit d'import devis doit respecter certaines caractéristiques :

  • N° devis externe : texte limité à 40 caractères
  • Date devis : date avec le format jj/mm/aaaa
  • Code client : texte limité à 40 caractères
  • Objet : texte limité à 60 caractères
  • Date d'échéance : date au format jj/mm/aaaa
  • Date d'exécution : date au format jj/mm/aaaa
  • Pénalité : nombre sur 2 décimales en pourcentage (exemple : 09,00 %)
  • Frais de recouvrement : pour activer la mention obligatoire de pénalités de 40€ pour frais de recouvrement (1 pour oui)
  • Escompte : nombre sur 2 décimales en pourcentage (exemple : 09,00 %)
  • Mode de paiement : vous avez le choix avec les modes de règlements suivant : Autres, Carte bancaire, Chèque, Chèque Emploi Service Universel (CESU), Espèce, PayPal, Virement
  • Acompte : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00 EUR)
  • Avoir : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00 EUR)
  • Commentaire : texte illimité
  • Type de ligne : vous avez le choix avec Vente de marchandises, Prestations commerciales ou artisanales, Autres prestations de services
  • Référence : référence unique de l'article ou de la prestation vendu. C'est une série de 5 caractères
  • Désignation : texte limité à 65 caractères
  • Quantité : nombre sur 2 décimales (exemple : 14,79)
  • Prix unitaire HT : nombre sur 2 décimales (exemple : 14,79)
  • Remise à la ligne : nombre sur 2 décimales en EUR (exemple : 120,00 EUR)
  • Description : texte limité à 250 caractères

Si vous renseignez des informations dans les colonnes non traitées (les colonnes en gris foncé) celles-ci ne seront pas importées dans l'application myAE.fr.

Comment ouvrir le gabarit d'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Pour accéder au gabarit d'import des devis, cliquer d'abord sur :

Icone myTiers

Choisir "Historique Devis".

Historique Devis auto entrepreneur et micro entrepreneur

Vos devis existants s'affichent, cliquer sur le bouton Importer devis

Importer devis auto entrepreneur et micro entrepreneur

Cliquer sur le bouton Modele Import pour ouvrir le gabarit d'import devis. Lorsque vous avez complété le gabarit comme décrit ci-dessus, enregistrez le fichier sur votre ordinateur.
Seulement 3 étapes sont nécessaires pour importer vos devis.

ETAPE 1 : Comment importer le fichier d'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Cliquer sur le bouton Bouton Parcourir et sélectionner le fichier d'import devis complété. Cliquer sur le bouton Bouton Importer.

Le fichier sélectionné sera importé dans myAE.fr et un rapport affichera les éventuelles erreurs sur le fichier devis importé. Pour passer à la prochaine étape, il est indispensable qu'il n'y ait aucune erreur dans le fichier d'import devis.

Pour chaque erreur détectée, il sera indiqué le numéro de la ligne du gabarit Excel en erreur, la cause de l'erreur (par exemple, le numéro devis existe déjà, le client n'existe pas, mode de règlement manquant, etc..) et l'identifiant de la ligne du fichier d'import Excel. Corriger les erreurs du fichier Excel et réimporter le jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreur.

Lorsque le gabarit d'import devis ne contient plus aucune erreur, le bouton Bouton Apercu import apparait et permet de passer à l'étape suivante.

ETAPE 2 : Comment contrôler l'import de devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Important : L'étape d'aperçu des données importées permet de contrôler l'exactitude des informations présentes dans le fichier. Si les données que vous avez importées vous semblent correctes, cliquer sur le bouton Bouton Valider import, sinon corrigez le fichier d'import des devis et réimportez le.

ETAPE 3 : Comment vérifier l'import des devis d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?

Après validation de l'import des données, chaque ligne sera importée dans votre compte myAE.fr. Un rapport vous indiquera si la ligne a été importée correctement. Si vous rencontrez des erreurs dans l'enregistrement des lignes, réimportez le fichier d'import devis.

Cliquer sur le bouton Bouton Liste Devis pour afficher vos devis et contrôler les devis que vous avez importés. Attention, après la validation vous ne pourrez plus revenir en arrière.

Rappel : L'import de données dans myAE.fr doit suivre une chronologie d'import. Tout d'abord, vous importez vos clients, puis ensuite les factures et devis liés aux clients et pour finir les recettes associées aux factures. Pour plus d'information sur l'import de client, consulter la rubrique "Comment importer des clients d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".

De même pour les achats, vous devez importer en premier les fournisseurs puis votre registre des achats. Pour plus d'information sur l'import des achats, consulter la rubrique "Comment importer des achats d'auto entrepreneur et micro entrepreneur ?".



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