Comment gérer le suivi de votre facture d'auto entrepreneur ?

Une facture dans myAE peut avoir plusieurs états. Suivant l'état dans lequel est une facture, des actions sont possibles pour l'auto entrepreneur. L'enchainement des états du logiciel de facturation pour auto entrepreneur myAE est le suivant :

Généré --> Enregistré / Envoyé --> En paiement --> Payé

Comment connaître l'état d'une facture pour un auto entrepreneur ?

L'état d'une facture d'auto entrepreneur est affiché dans l'historique de facture et sur le résumé de la facture (appelé aussi "Contexte Facture").

Etat de la facture dans l'historique facture

Etat facture sur le résumé de la facture

L'état d'une facture n'est pas modifiable manuellement. L'état de la facture évolue automatiquement suivant les actions que vous faites sur votre facture. Ces états ont pour objectifs de donner une meilleure lisibilité sur l'avancement des factures de l'auto entrepreneur.

Ces états vous garantissent une gestion de vos factures qui respectent les contraintes légales imposées par le gouvernement pour le statut d'auto entrepreneur mais également les contraintes fiscales liées à la facturation. Pour respecter la legislation sur les factures d'auto entrepreneur, des actions sont possibles suivant l'état de la facture.

Vous trouverez ci-dessous une description des états possibles pour une facture d'auto entrepreneur dans myAE ainsi que les actions possibles pour chacun de ces états.

Quelles sont les actions possibles dans l'état "Généré" pour une facture d'auto entrepreneur ?

L'état "Généré" est le premier état de votre facture. A cette étape votre facture est encore chez vous, votre client n'en a pas encore connaissance. Vous pouvez si vous le souhaitez passer à l'étape suivante plus tard. Par exemple : vous pouvez préparer votre facture et l'envoyer à votre client une fois la prestation ou la marchandise livrée.

Important : C'est à cette étape que l'on spécifie un acompte ou plusieurs acomptes sur la facture si besoin (Voir Créer une facture d'acompte rapidement).

Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Généré" :

Dans l'état "Généré", vous pouvez supprimer définitivemenet la facture de myAE en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de supprimer définitivement une facture en tant qu'auto entrepreneur.

Dans l'état "Généré" votre facture est encore en Création. Ainsi vous pouvez la modifier en cliquant sur . C'est le seul état dans myAE qui vous permet de modifier une facture. Le bouton vous permet de saisir un acompte en pourcentage (%) ou en montant (€) sur la facture. L'acompte doit être spécifié avant la validation de la facture. Vous pouvez avoir un aperçu de votre facture sans la passer dans l'état suivant en cliquant sur , dupliquer votre facture pour faire exactement la même mais pour un autre client ou créer un duplicata en cliquant sur .

Lorsque votre facture vous convient, vous avez la possibilité soit de l'enregistrer dans myAE pour que celle-ci soit prise en compte dans les compteurs de chiffre d'affaires, pour cela cliquez sur soit de l'envoyer par email à votre client en la prenant en compte dans vos compteurs de chiffre d'affaires en cliquant sur .

Suivant le choix que vous avez fait, l'état de la facture passera à "Enregistré" ou "Envoyé".

Remarque : Le bouton apparait seulement si vous avez renseigné une adresse email dans la fiche client. Pour mettre à jour les informations de votre client, cliquez sur son nom dans le résumé de la facture ou consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur ?".

Le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est faite sur la facture si vous cliquez sur le bouton .

Le bouton permet d'enregistrer le changement de type de la ligne comme illustré ci dessous :

Quelles sont les actions possibles dans les états "Enregistré" / "Envoyé" pour une facture d'auto entrepreneur ?

Les états "Enregistré" et "Envoyé" sont les états qui suivent l'état "Généré". Votre facture est forcément passée dans l'état "Généré" avant de se trouver dans un de ces états. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Enregistré" :

Lorsqu'une facture d'auto entrepeneur est dans l'état "Enregistré", celle-ci ne peut plus être modifiée. En effet, légalement vous ne pouvez pas modifier une facture lorsque celle-ci est communiquée à votre client.

Si vous avez fait le choix d'enregistrer la facture sans l'envoyer par email, c'est que vous la donnerez à votre client par vos propres moyens (ou que votre client n'a pas de coordonnées électroniques) :
- remise en main propre
- envoi par fax
- envoi par courrier postal

Si vous avez renseigné une adresse email dans la fiche client, vous pouvez envoyer votre facture par email. Pour cela, cliquer sur le bouton .

Si vous aviez enregistré votre facture car vous n'aviez pas l'adresse email de votre client vous pouvez l'envoyer par email en ajoutant son adresse email sur sa fiche client puis en cliquant sur . Pour mettre à jour ses informations consulter la rubrique "Comment gérér mes clients en tant qu'auto entrepreneur ? ".

Dans les états "Enregistré" et "Envoyé" vous pouvez désactiver une facture, pour cela cliquer sur le bouton . Lorsque vous désactivez une facture, une facture d'avoir est créée automatiquement. Cet avoir sera dans l'historique des avoirs. L'avoir est la copie conforme de la facture éditée mais en négatif (voir Edition automatiquement d'un avoir à partir d'une facture désactivée).

Les montants de la facture seront décrémentés des compteurs de chiffre d'affaires. Une fois désactivée, la facture apparaitra barrée sur fond rose. Il n'est plus possible de réactiver la facture.

Si vous aviez fait une erreur, vous devez désactiver la facture puis dupliquer la facture pour créer une nouvelle facture. Pour plus d'information sur la désactivation de facture, consulter la rubrique "Comment désactiver une facture d'auto entrepreneur ?".

Pour afficher les factures désactivées, cliquer sur "Tout" dans l'historique des factures. Pour désactiver une facture il faut qu'aucune recette ni acompte ne soit associée à cette facture. Pour supprimer une recette, consulter la rubrique "Comment gérer les recettes d'auto entrepreneur ?".

Dans les états "Enregistré" et "Envoyé", vous pouvez dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour automatiquement. Toutes les lignes, quantités, prix, commentaire et client seront conservés. Vous n'aurez plus qu'à faire vos modifications et cliquer sur le bouton pour créer une nouvelle facture. Cette nouvelle facture sera dans l'état "Généré", comme détaillé précédemment.

Le bouton est très utile si vous souhaitez créer une facture récurrente ou renvoyer une autre facture à votre client. La nouvelle facture que vous emettrez aura un nouveau numéro, ce qui garantira son unicité.

Le bouton permet de saisir une recette sur la facture (en mode rapide ou standard). Vous pouvez saisir plusieurs recettes sur une même facture. Pour plus d'information sur la saisie d'une recette, consulter la rubrique "Comment enregistrer une recette d'auto entrepreneur ?".

Le bouton permet de relancer un client qui a un retard de paiement sur sa facture. Pour plus d'information sur la gestion des relances, consulter la rubrique "Comment relancer un client qui n'a pas payé sa facture ?".

Le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est faite sur la facture si vous cliquez sur le bouton .

Le bouton apparait seulement si la facture est dans l'état "Envoyé". Si lors du premier envoi de la facture, vous aviez fait une erreur dans l'adresse email ou que votre client a changé d'adresse email, vous pouvez modifier son adresse email dans sa fiche client et cliquer sur . La facture sera alors envoyée à la nouvelle adresse email de votre client. Pour mettre à jour l'adresse email de votre client, consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneur ?".

Lorsque votre facture est dans les états "Enregistré" ou "Envoyé" vous pouvez encore modifier le type de chaque ligne. Pour cela changer le type de ligne comme ci-dessous puis cliquer sur le bouton :

Vous pouvez imprimer directement votre facture en cliquant sur le bouton "Imprimer" comme ci-dessous :

Quelles sont les actions possibles dans l'état "En paiement" pour une facture d'auto entrepreneur ?

Les factures dans l'état "En paiement" sont les factures pour lesquelles au moins une recette a été enregistrée. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "En paiement" :


Dans l'état "En paiement" vous pouvez désactiver une facture seulement après avoir supprimé les recettes qui y sont associées. Pour désactiver une facture "En paiement" cliquer sur le bouton . Un avoir du même montant que la facture sera créé. Pour consulter l'avoir créé, aller dans "l'historique des avoirs". Pour plus d'information sur l'historique des avoirs, consulter la page du guide pratique "Comment gérer l'historique de mes avoirs d'auto entrepreneurs ?"

Pour supprimer une recette, consulter la rubrique "Comment gérer les recettes d'auto entrepreneur ?". Si vous essayer de supprimer une facture ayant encore une recette, vous aurez le message ci-dessous qui apparaitra :


Lorsqu'une facture est désactivée, elle n'est pas supprimée définitivement de votre environnement myAE. Nous avons fait le choix de ce fonctionnement afin d'éviter les erreurs de suppressison de facture. Une fois désactivée, la facture apparaitra barrée sur fond rose. Pour afficher les factures désactivées, cliquer sur "Tout" dans l'historique des factures. Les montants de la facture seront décrémentés des compteurs de chiffre d'affaires.
Dans l'état "En paiement", vous pouvez dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour. Toutes les lignes, quantités, prix, commentaire et client seront conservées. Vous n'aurez plus qu'à faire vos modifications et cliquer sur pour créer une nouvelle facture dans l'état "Généré".

Le bouton permet de saisir une recette sur la facture. Vous pouvez saisir plusieurs recettes sur une même facture. Pour plus d'information sur la saisie d'une recette, consulter la rubrique "Comment enregistrer une recette d'auto entrepreneur ?"

Le bouton permet de relancer un client qui a un retard de paiement sur sa facture. Pour plus d'information sur la gestion des relances, consulter la rubrique "Relancer une facture impayée par un client".

Le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est faite sur la facture si vous cliquez sur ce bouton.

Le bouton apparait seulement si la facture est dans l'état "Envoyé". Si lors du premier envoi de la facture, vous aviez fait une erreur dans l'adresse email ou que votre client a changé d'adresse email, vous pouvez modifier son adresse email dans sa fiche client et cliquer sur . La facture sera alors envoyée à la nouvelle adresse email de votre client. Pour mettre à jour l'adresse email de votre client, consulter la rubrique "Comment gérer mes clients d'auto entrepreneurs ?".

Si vous n'avez jamais envoyé la facture à votre client, le bouton est remplacé par le bouton .

Lorsque votre facture est "en Paiement" vous pouvez encore modifier le type de chaque ligne. Pour cela changer le type de ligne comme ci-dessous puis cliquer sur le bouton :

Quelles sont les actions possibles dans l'état "Payé" pour une facture d'auto entrepreneur ?

Les factures qui sont dans l'état "Payé" sont les factures pour lesquelles il n'y a plus de recette à attendre. Le client à fini de payer sa facture. Ci-dessous la liste des boutons dans l'état "Payé" :


Dans l'état "Payé" vous pouvez désactiver une facture seulement après avoir supprimé toutes les recettes et acomptes qui y sont associés, pour cela cliquer sur le bouton . Lorsque vous désactivez une facture, un avoir est créé automatiquement. L'avoir créé est lié à la facture (Voir L'avoir, copie conforme d'une facture négative).

Pour supprimer une recette, consulter la rubrique "Comment gérer les recettes d'auto entrepreneur?".

Si vous essayez de désactiver une facture ayant une recette, vous aurez le message ci-dessous :


Lorsqu'une facture est désactivée, elle n'est pas supprimée définitivement de votre environnement myAE. Nous avons fait le choix de ce fonctionnement afin d'éviter les erreurs de suppression de facture. Une fois désactivée, la facture apparaitra barrée sur fond rose. Pour afficher les factures désactivées, cliquer sur "Tout" dans l'historique des factures. Les montants de la facture seront décrémentés des compteurs de chiffre d'affaires.

Dans l'état "Payé", vous pouvez dupliquer la facture, pour cela cliquer sur le bouton . Cette action vous permettra de copier intégralement la facture à l'exception du "Numéro de facture" et de la "Date facture" qui seront mis à jour. Toutes les lignes, quantités, prix, commentaire et client seront conservées. Vous n'aurez plus qu'à faire vos modifications et cliquer sur pour créer une nouvelle facture dans l'état "Généré".

Lorsque votre facture est "Payé" vous pouvez encore modifier le type de chaque ligne. Pour cela changer le type de ligne comme ci-dessous puis cliquer sur le bouton :


Le bouton vous renvoie sur l'historique de vos factures. Aucune action n'est faite sur la facture si vous cliquez sur ce bouton.


Le manuel utilisateur de l'auto entrepreneur :

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